Vertretungsmacht und Vollmacht der Hausverwaltung 2026: § 9b und § 27 WEG, Verwaltervollmacht in der Mietverwaltung und die Zurückweisung nach § 174 BGB

Wer darf für die Gemeinschaft und den Vermieter handeln?

Ob Handwerkerauftrag, Versicherungsmeldung, Klage gegen einen säumigen Eigentümer oder Kündigung eines Mietvertrags: Fast täglich gibt die Hausverwaltung Erklärungen ab, die andere binden. Die Frage, ob sie dazu überhaupt befugt ist, entscheidet über Wirksamkeit und Haftung. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Vertretungsmacht des Verwalters für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer in § 9b WEG geregelt, seine Befugnisse im Innenverhältnis in § 27 WEG. In der Mietverwaltung gelten dagegen die allgemeinen Regeln der Stellvertretung nach §§ 164 ff. BGB, und dort spielt § 174 BGB eine oft unterschätzte Rolle. Dieser Beitrag erklärt, was der Verwalter darf, wo seine Grenzen liegen und wie Eigentümer und Vermieter typische Fehler vermeiden.

Die Vertretungsmacht des WEG-Verwalters nach § 9b WEG

Nach § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG wird die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Diese Vertretungsmacht ist im Außenverhältnis umfassend: Der Verwalter kann für die Gemeinschaft Verträge schließen, Rechnungen anerkennen, Erklärungen abgeben und entgegennehmen, Anwälte beauftragen und Prozesse führen. Ein Dritter, etwa ein Handwerksbetrieb oder ein Versicherer, muss nicht prüfen, ob der Verwalter intern durch einen Beschluss gedeckt ist.

Entscheidend ist § 9b Abs. 1 Satz 3 WEG: Eine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam. Selbst wenn die Eigentümerversammlung beschließt, dass der Verwalter Aufträge nur bis 2.000 Euro erteilen darf, bleibt ein von ihm abgeschlossener Vertrag über 20.000 Euro gegenüber dem Unternehmer wirksam. Die Gemeinschaft haftet, kann sich aber im Innenverhältnis beim Verwalter schadlos halten. Der Gesetzgeber hat bewusst die Rechtssicherheit des Geschäftsverkehrs über den Schutz der Eigentümer vor Kompetenzüberschreitungen gestellt.

Innenverhältnis: Was § 27 WEG dem Verwalter ohne Beschluss erlaubt

Von der Vertretungsmacht nach außen ist die Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis zu unterscheiden. § 27 Abs. 1 WEG bestimmt, dass der Verwalter berechtigt und verpflichtet ist, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die entweder untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Typische Beispiele sind die Beauftragung kleinerer Reparaturen, der Abschluss von Wartungsverträgen im üblichen Rahmen, die Schadenmeldung an die Gebäudeversicherung oder der Notdiensteinsatz bei einem Rohrbruch.

Was untergeordnete Bedeutung hat, hängt von der Größe der Gemeinschaft, dem Wirtschaftsplan und den Gepflogenheiten ab. Für eine WEG mit acht Einheiten ist ein Auftrag über 5.000 Euro erheblich, für eine Anlage mit 200 Einheiten oft nicht. Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Wohnungseigentümer diese Befugnisse durch Beschluss einschränken oder erweitern. In der Praxis geschieht das über einen Kompetenzkatalog im Verwaltervertrag oder einen gesonderten Beschluss, der Wertgrenzen je Einzelfall und je Wirtschaftsjahr, Zustimmungsvorbehalte des Verwaltungsbeirats oder Regeln für die Einholung von Vergleichsangeboten festlegt.

Grenzen: Grundstückskauf, Darlehen und Beschlussvorbehalte

Zwei Geschäfte nimmt § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG ausdrücklich aus: Beim Abschluss eines Grundstückskaufvertrags oder eines Darlehensvertrags vertritt der Verwalter die Gemeinschaft nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer. Ohne diesen Beschluss kommt ein Kreditvertrag für die Gemeinschaft nicht wirksam zustande. Das gilt auch für Kontokorrentkredite und die Aufnahme eines Sanierungsdarlehens bei der KfW oder einer Geschäftsbank.

Darüber hinaus bleibt es bei den Beschlussvorbehalten des Gesetzes: Über Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, über bauliche Veränderungen nach § 20 WEG, über die Kostenverteilung nach § 16 Abs. 2 WEG, über Sonderumlagen und über Bestellung und Abberufung des Verwalters entscheiden allein die Eigentümer. Führt der Verwalter eine Maßnahme ohne die erforderliche Beschlussgrundlage durch, ist das Geschäft nach außen zwar wirksam, im Innenverhältnis aber pflichtwidrig. Die Folge kann ein Schadensersatzanspruch der Gemeinschaft nach § 280 BGB sein, im Wiederholungsfall auch die Abberufung aus wichtigem Grund.

Nachweis der Vertretungsmacht: Beschlussniederschrift und Verwaltervollmacht

Banken, Grundbuchämter, Gerichte und Behörden verlangen häufig einen Nachweis, dass die handelnde Person tatsächlich Verwalter ist. § 26 Abs. 4 WEG sieht dafür die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss vor, bei der die Unterschriften des Versammlungsvorsitzenden, eines Wohnungseigentümers und des Beiratsvorsitzenden oder seines Vertreters öffentlich beglaubigt sind. Diese Verwalterbestellungsurkunde ist im Grundbuchverkehr, etwa bei der Veräußerungszustimmung nach § 12 WEG, und bei der Eröffnung von Konten unverzichtbar.

Für den täglichen Geschäftsverkehr genügt meist eine einfache Kopie des Protokolls oder des Verwaltervertrags. Viele Gemeinschaften beschließen zusätzlich eine allgemeine Verwaltervollmacht in Textform, die dem Verwalter das Handeln gegenüber Versorgern, Versicherern und Handwerkern erleichtert. Rechtlich notwendig ist sie seit der Reform nicht mehr, weil die Vertretungsmacht bereits aus dem Gesetz folgt. Sie beschleunigt aber die Abwicklung, wenn Dritte eine Vollmacht sehen wollen.

Die verwalterlose Gemeinschaft und die Vertretung gegenüber dem Verwalter

Hat die Gemeinschaft keinen Verwalter, wird sie nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten. Alle Eigentümer müssen dann zusammen handeln, was in größeren Anlagen kaum praktikabel ist und oft zur Bestellung eines Notverwalters führt. Für Geschäfte der Gemeinschaft mit dem Verwalter selbst gilt § 9b Abs. 2 WEG: Hier vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft. Der Verwaltervertrag wird also nicht vom Verwalter mit sich selbst geschlossen, sondern vom Beiratsvorsitzenden unterzeichnet. Dasselbe gilt für die Kündigung des Verwaltervertrags oder die Geltendmachung von Schadensersatz gegen den Verwalter.

Mietverwaltung: Der Verwalter als Stellvertreter des Vermieters

In der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung ist die Rechtslage eine andere. Der Verwalter handelt hier nicht kraft Gesetzes, sondern als Bevollmächtigter des Eigentümers nach §§ 164 ff. BGB. Umfang und Grenzen der Vollmacht ergeben sich aus dem Verwaltervertrag und der erteilten Vollmachtsurkunde. Üblich ist eine umfassende Vollmacht, die den Abschluss und die Kündigung von Mietverträgen, Mieterhöhungen, Abmahnungen, die Betriebskostenabrechnung, die Entgegennahme von Zahlungen und die Beauftragung von Handwerkern umfasst. Gerichtliche Vertretung erfordert regelmäßig eine ausdrückliche Prozessvollmacht oder die Einschaltung eines Rechtsanwalts.

Tritt der Verwalter gegenüber dem Mieter auf, muss erkennbar sein, dass er im Namen des Vermieters handelt. Schreiben sollten daher den Vermieter als Absender nennen und den Zusatz 'vertreten durch' oder 'im Auftrag' tragen. Fehlt die Offenlegung, kann eine Erklärung als eigenes Geschäft des Verwalters gewertet werden. Gerade bei Mieterhöhungsverlangen und Kündigungen führt das zu vermeidbaren Streitigkeiten.

§ 174 BGB: Kündigung ohne Originalvollmacht ist angreifbar

Die wichtigste Stolperfalle der Mietverwaltung ist § 174 BGB. Danach ist ein einseitiges Rechtsgeschäft, das ein Bevollmächtigter gegenüber einem anderen vornimmt, unwirksam, wenn der Bevollmächtigte keine Vollmachtsurkunde vorlegt und der andere das Geschäft aus diesem Grund unverzüglich zurückweist. Kündigt die Hausverwaltung im Namen des Vermieters und legt sie keine Originalvollmacht bei, kann der Mieter die Kündigung binnen etwa einer Woche zurückweisen. Die Kündigung ist dann unwirksam und muss mit Vollmacht wiederholt werden, was Fristen kostet und eine Eigenbedarfs- oder Verzugskündigung erheblich verzögern kann.

Eine Kopie oder ein Fax genügt nicht, erforderlich ist das Original mit eigenhändiger Unterschrift des Vermieters. Die Zurückweisung ist nur ausgeschlossen, wenn der Vermieter den Mieter zuvor von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hat, etwa durch einen Hinweis im Mietvertrag, dass die genannte Hausverwaltung zur Abgabe aller Erklärungen einschließlich Kündigungen bevollmächtigt ist. Nach überwiegender Rechtsprechung wird § 174 BGB auf Mieterhöhungsverlangen entsprechend angewandt; für Abmahnungen ist die Anwendung umstritten. Sorgfältige Verwaltungen legen deshalb jeder Kündigung, jedem Mieterhöhungsverlangen und jeder Abmahnung eine Originalvollmacht bei oder lassen sich die Bevollmächtigung im Mietvertrag ausdrücklich bestätigen.

Praxistipps für Eigentümer, Beiräte und Vermieter

Wohnungseigentümer sollten die Befugnisse des Verwalters aktiv gestalten. Ein klarer Kompetenzkatalog mit Wertgrenzen, Berichtspflichten und einem Zustimmungsvorbehalt des Beirats für größere Aufträge schafft Transparenz, ohne den Verwalter handlungsunfähig zu machen. Sinnvoll ist auch ein Beschluss, der den Verwalter ermächtigt, Hausgeldrückstände gerichtlich geltend zu machen und Rechtsanwälte zu beauftragen, damit im Streitfall keine Diskussion über die Beschlussgrundlage entsteht. Der Beirat sollte darauf achten, dass die Verwalterbestellung mit beglaubigten Unterschriften dokumentiert ist, damit der Nachweis gegenüber Banken und Grundbuchamt jederzeit möglich ist.

Vermieter, die eine Hausverwaltung beauftragen, sollten eine schriftliche Vollmachtsurkunde im Original ausstellen, den Umfang konkret beschreiben und im Mietvertrag auf die Bevollmächtigung hinweisen. Bei einem Wechsel der Verwaltung ist die alte Vollmacht zu widerrufen und die neue den Mietern bekannt zu geben. So lassen sich Zurückweisungen nach § 174 BGB und Zweifel an der Wirksamkeit von Erklärungen von vornherein vermeiden.

Fazit: Klare Befugnisse schützen alle Beteiligten

Die Vertretungsmacht des WEG-Verwalters ist seit der Reform weitreichend und nach außen nicht beschränkbar; im Innenverhältnis setzen § 27 WEG, der Verwaltervertrag und die Beschlüsse der Eigentümer die Grenzen. In der Mietverwaltung hängt alles an einer sauber erteilten und nachgewiesenen Vollmacht. Eine professionelle Hausverwaltung kennt diese Unterschiede, dokumentiert ihre Befugnisse lückenlos und schützt Eigentümer und Vermieter damit vor unwirksamen Erklärungen, Haftungsrisiken und unnötigen Rechtsstreitigkeiten.

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