Verwalterwahl und zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG 2026: Bestellung, Laufzeit, Abberufung und rechtssichere Beschlussfassung

Die Verwalterwahl ist die folgenreichste Personalentscheidung einer Eigentuemergemeinschaft

Kein anderer Beschluss einer Wohnungseigentuemergemeinschaft wirkt so lange und so breit nach wie die Bestellung des Verwalters. Er fuehrt die Beschluesse aus, bewirtschaftet die Gelder der Gemeinschaft, vergibt Auftraege, erstellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung und vertritt die Gemeinschaft nach aussen. Seit der WEG-Reform von 2020 hat der Gesetzgeber die Stellung des Verwalters deutlich gestaerkt und zugleich die Rechte der Eigentuemer bei Bestellung und Abberufung neu geordnet. Hinzu kommt seit Dezember 2022 die Zertifizierung nach § 26a WEG. Dieser Beitrag erklaert, worauf es bei der Verwalterwahl 2026 rechtlich und praktisch ankommt.

Bestellung und Verwaltervertrag sind zwei getrennte Rechtsakte

In der Praxis werden beide Vorgaenge oft in einem Atemzug genannt, rechtlich sind sie zu trennen. Die Bestellung nach § 26 Abs. 1 WEG begruendet die Organstellung des Verwalters: Sie verschafft ihm die gesetzlichen Befugnisse aus § 27 WEG und die Vertretungsmacht aus § 9b WEG. Der Verwaltervertrag regelt daneben das schuldrechtliche Verhaeltnis, also Verguetung, Leistungsumfang, Sondervergütungen und Kuendigungsmodalitaeten.

Beide Akte brauchen einen eigenen Beschluss. Die Rechtsprechung verlangt, dass die wesentlichen Eckpunkte des Verwaltervertrags - Laufzeit, Grundverguetung, wichtige Sonderhonorare - den Eigentuemern vor der Abstimmung bekannt sind. Ein Beschluss, der die Verwaltung lediglich ermaechtigt, mit sich selbst einen Vertrag zu beliebigen Konditionen zu schliessen, widerspricht ordnungsmaessiger Verwaltung und ist anfechtbar.

Hoechstlaufzeiten: drei oder fuenf Jahre

Die Bestellungsdauer ist gesetzlich begrenzt. Nach § 26 Abs. 2 WEG darf der Verwalter auf hoechstens fuenf Jahre bestellt werden. Bei der ersten Bestellung nach Begruendung von Wohnungseigentum - also typischerweise beim Bautraegerobjekt - sind es nur drei Jahre. Eine Wiederbestellung ist zulaessig, sie bedarf aber eines neuen Beschlusses und darf fruehestens ein Jahr vor Ablauf der laufenden Bestellzeit gefasst werden. Automatische Verlaengerungsklauseln im Verwaltervertrag sind unwirksam, soweit sie die Bestellung betreffen.

Laeuft die Bestellzeit ab, ohne dass neu bestellt wird, ist die Gemeinschaft verwalterlos. Die gesetzlichen Vertretungsbefugnisse enden, Zahlungen und Vertragsabschluesse werden problematisch. Eine Eigentuemergemeinschaft sollte die Verwalterwahl deshalb spaetestens auf die Tagesordnung der vorletzten Versammlung vor Ablauf setzen.

Vor der Wahl: mehrere Angebote einholen und vergleichen

Steht ein Verwalterwechsel an oder endet die Bestellzeit, gehoert es zur ordnungsmaessigen Verwaltung, Alternativangebote einzuholen. Die Rechtsprechung geht in der Regel von drei vergleichbaren Angeboten aus. Entscheidend ist dabei nicht der niedrigste Preis, sondern die Vergleichbarkeit der Leistung: Was ist in der Grundverguetung enthalten, welche Leistungen werden gesondert berechnet, wie viele Versammlungen pro Jahr sind abgedeckt, wie wird mit Sanierungsprojekten umgegangen.

Sinnvoll ist eine Leistungsmatrix, in der Grundverguetung je Einheit und Monat, Sondervergütungen, Mahnwesen, Belegeinsicht, zusaetzliche Versammlungen und Projektbetreuung nebeneinandergestellt werden. Der Verwaltungsbeirat kann diese Vorarbeit leisten und der Versammlung eine Empfehlung vorlegen. Die Entscheidung selbst bleibt bei der Eigentuemerversammlung.

Der Bestellungsbeschluss: was hineingehoert

Ein rechtssicherer Bestellungsbeschluss benennt den Verwalter eindeutig mit vollstaendiger Firma und Sitz, nennt den Beginn und das Ende der Bestellzeit mit konkretem Datum und bezieht sich auf das zugrunde liegende Angebot. Formulierungen wie bestellt fuer die naechsten Jahre oder bestellt bis auf Weiteres sind zu unbestimmt und machen den Beschluss angreifbar.

Die Bestellung erfolgt mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Eine qualifizierte Mehrheit ist nicht erforderlich, auch dann nicht, wenn die Gemeinschaftsordnung dies vorsieht - solche Klauseln sind nach der Reform in weiten Teilen ueberholt. Ein Stimmverbot greift nur in engen Ausnahmefaellen, etwa wenn ein Eigentuemer selbst als Verwalter zur Wahl steht und es um die Einleitung eines Rechtsstreits gegen ihn geht.

Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG

Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder einzelne Wohnungseigentuemer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Grundlage ist § 26a WEG in Verbindung mit § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG. Wird dem Verlangen nicht entsprochen und gleichwohl ein nicht zertifizierter Verwalter bestellt, widerspricht der Beschluss ordnungsmaessiger Verwaltung und kann angefochten werden.

Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Pruefung abgelegt hat, in der Rechtsgrundlagen, kaufmaennische Grundlagen und technische Grundlagen der Immobilienverwaltung nachgewiesen werden. Juristische Personen und Personengesellschaften gelten als zertifiziert, wenn alle unmittelbar mit Verwaltertaetigkeiten betrauten Beschaeftigten die Voraussetzungen erfuellen. Den Nachweis fuehrt der Verwalter durch das Pruefungszeugnis der IHK - Eigentuemer sollten sich dieses vor der Wahl vorlegen lassen.

Wer ohne Pruefung als zertifiziert gilt - und wo der Anspruch nicht greift

Die Zertifizierte-Verwalter-Pruefungsverordnung stellt bestimmte Qualifikationen der bestandenen Pruefung gleich. Dazu zaehlen unter anderem Personen mit Befaehigung zum Richteramt, Immobilienkaufleute, gepruefte Immobilienfachwirte sowie Absolventen eines Hochschulstudiums mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt. Die Uebergangsregelung, nach der ein am 1. Dezember 2020 bereits bestellter Verwalter gegenueber seiner Gemeinschaft bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert galt, ist inzwischen ausgelaufen.

Eine Ausnahme sieht das Gesetz fuer kleine Anlagen vor: Hat die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte, ist ein Wohnungseigentuemer zum Verwalter bestellt und verlangt weniger als ein Drittel der Eigentuemer nach Koepfen die Bestellung eines zertifizierten Verwalters, besteht der Anspruch nicht.

Abberufung: jederzeit und ohne Begruendung moeglich

Seit der WEG-Reform kann der Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit abberufen werden - mit einfacher Mehrheit und ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Das Erfordernis eines wichtigen Grundes kann auch nicht mehr durch Vereinbarung wieder eingefuehrt werden. Der Verwaltervertrag endet dann spaetestens sechs Monate nach der Abberufung, sofern er nicht ohnehin frueher ausgelaufen waere.

Praktisch bedeutet das: Die Gemeinschaft kann die Organstellung sofort beenden, muss die Verguetung aber unter Umstaenden noch bis zu sechs Monate weiterzahlen. Wer einen Wechsel plant, sollte die Abberufung und die Neubestellung deshalb in derselben Versammlung beschliessen und den Uebergabezeitpunkt klar regeln, damit keine Luecke in der Verwaltung entsteht.

Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO und Weiterbildungspflicht

Unabhaengig von der Zertifizierung braucht jeder gewerbliche WEG-Verwalter eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Voraussetzung sind Zuverlaessigkeit, geordnete Vermoegensverhaeltnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 500.000 Euro je Schadensfall und 1 Million Euro fuer alle Schadensfaelle eines Jahres. Hinzu kommt eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren.

Eigentuemer sollten sich vor der Wahl die Erlaubnisurkunde und den aktuellen Versicherungsnachweis zeigen lassen. Beides laesst sich in wenigen Minuten pruefen und schliesst die haeufigsten Risiken aus.

Haeufige Fehler bei der Verwalterwahl

Typische Fehlerquellen sind: eine unbestimmte Bezeichnung des Verwalters oder der Bestellzeit im Beschluss, eine fehlende Beschlussfassung ueber den Verwaltervertrag, eine Wiederbestellung mehr als ein Jahr vor Ablauf, fehlende Vergleichsangebote sowie eine Tagesordnung, in der die Verwalterwahl nur unter Verschiedenes auftaucht. Jeder dieser Punkte kann den Beschluss anfechtbar machen - mit der Folge, dass die Gemeinschaft moeglicherweise rueckwirkend ohne wirksam bestellten Verwalter dasteht.

Ebenso wichtig ist die Uebergabe. Scheidet ein Verwalter aus, schuldet er die Herausgabe saemtlicher Verwaltungsunterlagen, der Beschluss-Sammlung und der Gemeinschaftsgelder sowie eine Abrechnung ueber seine Taetigkeit. Ein Uebergabeprotokoll mit Checkliste erspart spaetere Auseinandersetzungen.

Die Verwalterwahl verbindet rechtliche Formalien mit einer sehr praktischen Frage: Wem traut die Gemeinschaft die Bewirtschaftung ihres gemeinschaftlichen Eigentums zu. Eine professionelle Hausverwaltung bringt die erforderliche Zertifizierung und Gewerbeerlaubnis mit, bereitet den Bestellungsbeschluss rechtssicher vor, legt Angebote und Nachweise transparent offen und organisiert die Uebergabe so, dass Verwaltung, Buchhaltung und laufende Projekte ohne Unterbrechung weiterlaufen. Wer die Wahl rechtzeitig vorbereitet, gewinnt nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Zeit fuer die inhaltliche Auswahl.

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