Hausgeld auf den Mieter umlegen 2026: Welche Positionen der WEG-Abrechnung in die Nebenkostenabrechnung dürfen

Hausgeld und Nebenkosten sind zwei verschiedene Welten

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bewegt sich in zwei Rechtskreisen zugleich: Gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zahlt er Hausgeld nach dem Wirtschaftsplan, gegenüber dem Mieter rechnet er Betriebskosten nach dem Mietrecht ab. Beide Systeme folgen unterschiedlichen Regeln, unterschiedlichen Verteilerschlüsseln und unterschiedlichen Fristen. Der häufigste Fehler in der Praxis: Die Hausgeld-Einzelabrechnung der Verwaltung wird einfach an den Mieter durchgereicht. Das ist unzulässig und führt regelmäßig zu angreifbaren Abrechnungen, Rückforderungen und Streit. Dieser Beitrag zeigt, welche Positionen 2026 umlagefähig sind, welche der Eigentümer selbst tragen muss und worauf bei Schlüssel, Frist und Belegeinsicht zu achten ist.

Was im Hausgeld steckt - und warum es nicht 1:1 weitergegeben werden darf

Das Hausgeld ist der monatliche Vorschuss, den jeder Wohnungseigentümer nach § 28 WEG auf Basis des beschlossenen Wirtschaftsplans an die Gemeinschaft zahlt. Es deckt sämtliche Kosten der Gemeinschaft: Betriebskosten wie Wasser, Müllabfuhr oder Hausreinigung, die Verwaltervergütung, Bankgebühren, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Nur ein Teil davon sind Betriebskosten im mietrechtlichen Sinn.

Nach § 556 Abs. 1 BGB dürfen auf den Mieter nur die Betriebskosten umgelegt werden, die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählt sind - und auch das nur, wenn der Mietvertrag die Umlage ausdrücklich vereinbart. Fehlt eine solche Vereinbarung, gilt die Miete als Inklusivmiete und der Vermieter bleibt auf allen Kosten sitzen. Die WEG-Jahresabrechnung ist deshalb nur die Rohdatenquelle; die eigentliche Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter daraus selbst ableiten.

Umlagefähig nach § 2 BetrKV: Diese Hausgeld-Positionen dürfen in die Nebenkostenabrechnung

Der Katalog des § 2 BetrKV umfasst 17 Kostenarten. Aus der WEG-Abrechnung lassen sich typischerweise folgende Positionen übernehmen: Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung, die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungs- und Warmwasseranlage inklusive Wartung und Messdienst, Aufzugskosten, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Allgemeinstrom für Treppenhaus und Außenbeleuchtung, Schornsteinreinigung, die Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes (Wohngebäude-, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht-, Glas- und Aufzugsversicherung), die Kosten des Hauswarts sowie Kosten für Gemeinschaftsantenne oder Breitbandnetz und für Einrichtungen der Wäschepflege. Kabel-TV-Gebühren dürfen dagegen seit dem Ende des Nebenkostenprivilegs am 1. Juli 2024 nicht mehr umgelegt werden.

Bei den 'sonstigen Betriebskosten' nach § 2 Nr. 17 BetrKV - etwa Wartung von Rauchwarnmeldern, Dachrinnenreinigung, Legionellenprüfung oder Feuerlöscherprüfung - ist Vorsicht geboten: Sie sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Ein pauschaler Verweis auf 'sonstige Betriebskosten' reicht nach ständiger Rechtsprechung nicht aus. Wer den Mietvertrag neu abschließt, sollte diese Positionen daher einzeln aufführen.

Nicht umlagefähig: Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage, Instandhaltung und Sonderumlagen

Ausdrücklich ausgeschlossen sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Konkret heißt das: Die Verwaltervergütung, Kontoführungsgebühren, Kosten des Verwaltungsbeirats, Porto, Kosten für Eigentümerversammlungen sowie Rechts- und Beratungskosten der WEG trägt der Eigentümer allein. Ebenso wenig darf die Zuführung zur Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage) auf den Mieter umgelegt werden - und zwar unabhängig davon, wofür die Rücklage später verwendet wird.

Auch Reparaturen und Sonderumlagen - etwa für eine Dachsanierung, den Austausch der Heizung oder eine Fassadendämmung - sind Instandhaltung beziehungsweise Modernisierung und keine Betriebskosten. Modernisierungskosten können allenfalls über eine Modernisierungsmieterhöhung nach § 559 BGB anteilig weitergegeben werden, niemals über die Nebenkostenabrechnung. Wartungskosten hingegen (zum Beispiel die jährliche Heizungs- oder Aufzugswartung) sind Betriebskosten; enthält eine Wartungsrechnung auch Reparaturanteile, müssen diese herausgerechnet werden.

Grundsteuer und weitere Kosten außerhalb des Hausgelds

Nicht alle umlagefähigen Betriebskosten laufen über die WEG. Die Grundsteuer wird jedem Wohnungseigentümer direkt von der Gemeinde in Rechnung gestellt und taucht in der Hausgeldabrechnung gar nicht auf. Sie ist nach § 2 Nr. 1 BetrKV umlagefähig und darf in der Abrechnung nicht vergessen werden - gerade seit den neuen Grundsteuerbescheiden nach der Grundsteuerreform lohnt sich ein genauer Blick auf den aktuellen Jahresbetrag. Gleiches gilt für Kosten, die der Eigentümer für sein Sondereigentum selbst beauftragt, etwa die Wartung einer Gasetagenheizung oder eines Durchlauferhitzers in der Wohnung.

Verteilerschlüssel: Miteigentumsanteile in der WEG, Wohnfläche im Mietrecht

Die WEG verteilt ihre Kosten nach dem Schlüssel der Teilungserklärung oder eines Beschlusses nach § 16 Abs. 2 WEG - meist nach Miteigentumsanteilen (MEA), teils nach Einheiten oder Verbrauch. Im Mietrecht gilt dagegen nach § 556a Abs. 1 BGB der Anteil der Wohnfläche als gesetzlicher Regelschlüssel, sofern der Mietvertrag nichts anderes bestimmt. Der Vermieter darf den WEG-Schlüssel im Mietvertrag ausdrücklich vereinbaren; fehlt eine solche Klausel, muss er die Gesamtkosten des Hauses nach Wohnfläche neu verteilen - was voraussetzt, dass er die Gesamtwohnfläche des Gebäudes kennt.

Bei Heiz- und Warmwasserkosten gilt zwingend die Heizkostenverordnung: 50 bis 70 Prozent müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Hier kann und muss die Einzelabrechnung des Messdienstleisters für die Wohnung übernommen werden. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, steht dem Mieter ein Kürzungsrecht von 15 Prozent zu (§ 12 HeizkV).

Fristen: Die 12-Monats-Frist gilt auch bei verspäteter WEG-Abrechnung

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Der BGH hat mit Urteil vom 25. Januar 2017 (VIII ZR 249/15) klargestellt, dass der vermietende Wohnungseigentümer nicht abwarten darf, bis die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschlossen hat. Der Beschluss ist keine Voraussetzung für die Betriebskostenabrechnung; liegt die WEG-Abrechnung noch nicht vor, muss der Vermieter notfalls auf Basis der ihm zugänglichen Unterlagen abrechnen.

In der Praxis bedeutet das: Wer im Herbst noch keine WEG-Jahresabrechnung für das Vorjahr hat, muss aktiv werden - etwa durch Einsicht in die Buchhaltungsunterlagen der Verwaltung. Eine spätere Korrektur zugunsten des Mieters bleibt möglich, eine Nachforderung dagegen nicht. Sinnvoll ist außerdem, den Abrechnungszeitraum im Mietvertrag mit dem Kalenderjahr der WEG gleichlaufen zu lassen.

Belegeinsicht, Steuerbescheinigung und formelle Anforderungen

Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung enthält eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Der Mieter hat Anspruch auf Einsicht in die zugrunde liegenden Belege - also in die Originalrechnungen, die bei der WEG-Verwaltung liegen, nicht nur in die Hausgeld-Einzelabrechnung. Der vermietende Eigentümer muss diese Einsicht organisieren, etwa über einen Termin bei der Verwaltung oder digitale Belegkopien.

Zusätzlich kann der Mieter eine Aufstellung der in den Betriebskosten enthaltenen haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG verlangen (Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Wartungen), um sie in seiner Steuererklärung geltend zu machen. Gute WEG-Verwaltungen liefern diese Aufstellung bereits mit der Jahresabrechnung.

Typische Fehler in der Praxis

Die häufigsten Fehler bei der Umlage des Hausgelds: Die Erhaltungsrücklage oder die Verwaltervergütung werden mit umgelegt; Reparaturanteile aus Wartungsrechnungen werden nicht herausgerechnet; MEA- und Wohnflächenschlüssel werden vermischt; Sonderumlagen werden als 'sonstige Betriebskosten' deklariert; die Grundsteuer wird vergessen; Kabelgebühren werden trotz Ende des Nebenkostenprivilegs weiter abgerechnet; oder die Abrechnung geht dem Mieter erst nach Ablauf der Jahresfrist zu. Jeder dieser Fehler kann die Abrechnung angreifbar machen - im Streitfall trägt der Vermieter die Darlegungs- und Beweislast für die Umlagefähigkeit.

Fazit: Professionelle Unterstützung spart Geld und Ärger

Die Umlage des Hausgelds auf den Mieter ist keine Rechenaufgabe, sondern eine juristische Sortierarbeit: nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV, nur bei vertraglicher Vereinbarung, nach dem richtigen Schlüssel und innerhalb der Jahresfrist. Viele WEG-Verwaltungen weisen in der Jahresabrechnung bereits die umlagefähigen Kosten gesondert aus - ein Beschluss der Eigentümerversammlung kann das verbindlich regeln. Wer als Eigentümer die Sondereigentumsverwaltung (Mietverwaltung) in professionelle Hände gibt, erhält die Betriebskostenabrechnung fristgerecht, formell korrekt und rechtssicher - und muss sich nicht selbst durch WEG-Abrechnung, BetrKV und Rechtsprechung arbeiten. Eine erfahrene Hausverwaltung, die WEG- und Mietverwaltung aus einer Hand anbietet, kennt beide Abrechnungswelten und sorgt dafür, dass am Ende weder Eigentümer noch Mieter draufzahlen.

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