E-Rechnungspflicht 2026: Was WEG, Vermieter und Hausverwaltungen jetzt für 2027 und 2028 vorbereiten müssen

Die E-Rechnung wird Pflicht: Warum das Thema 2026 auf die Agenda jeder Hausverwaltung gehört

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung für den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen verbindlich gemacht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 beginnt stufenweise die Pflicht, sie auch auszustellen. Was auf den ersten Blick wie ein Thema für Industrie und Handel klingt, betrifft die Immobilienwirtschaft unmittelbar: Wohnungseigentümergemeinschaften, private Vermieter und Hausverwaltungen gelten umsatzsteuerlich als Unternehmer und sind damit Teil der neuen Regeln. Das Jahr 2026 ist das letzte volle Übergangsjahr, um Prozesse, Software und Zuständigkeiten anzupassen.

Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: die XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als hybrides Format, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist dagegen keine E-Rechnung, sondern gilt ebenso wie eine Papierrechnung nur noch als sogenannte sonstige Rechnung. Weichen bei einem hybriden Format PDF und XML voneinander ab, ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich.

Der Zeitplan: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 und 2028

Die Einführung erfolgt in drei Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt dafür, und eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen zwischen Unternehmen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden, wenn der Empfänger einverstanden ist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe. Maßgeblich für 2027 ist damit der Gesamtumsatz des Jahres 2026.

Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen an Privatpersonen sowie Leistungen, die nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Kleinunternehmer müssen ebenfalls keine E-Rechnungen ausstellen, aber wie alle anderen empfangen können.

Warum die Wohnungseigentümergemeinschaft betroffen ist

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist umsatzsteuerlich Unternehmerin, auch wenn ihre Leistungen an die Eigentümer nach Paragraf 4 Nummer 13 UStG in aller Regel steuerfrei sind. Für Jahresabrechnung und Hausgeld muss die WEG deshalb keine E-Rechnungen ausstellen. Anders sieht es auf der Eingangsseite aus: Handwerker, Hausmeisterdienste, Aufzugsfirmen, Versorger und nicht zuletzt der Verwalter selbst werden ihre Rechnungen an die Gemeinschaft ab 2027 beziehungsweise 2028 als E-Rechnung stellen müssen. Die WEG muss diese Rechnungen empfangen, lesbar machen, prüfen und revisionssicher archivieren können. Da die Gemeinschaft selbst keine Infrastruktur hat, liegt diese Aufgabe in der Praxis beim Verwalter.

Besonders relevant ist die Verwaltervergütung: Sie unterliegt der Umsatzsteuer und ist eine Leistung zwischen zwei Unternehmern. Verwaltungen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz müssen ihre Grund- und Sondervergütungen daher bereits ab 2027 als E-Rechnung abrechnen, kleinere Verwaltungen ab 2028. Für Dauerschuldverhältnisse wie den Verwaltervertrag reicht es, einmalig für den ersten Abrechnungszeitraum eine E-Rechnung zu stellen; vor Beginn der Pflicht erteilte Dauerrechnungen müssen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht neu ausgestellt werden, solange sich die Angaben nicht ändern.

Private Vermieter: Empfangen ja, ausstellen meist nein

Wer eine Wohnung vermietet, ist umsatzsteuerlich Unternehmer, selbst wenn die Vermietung steuerfrei ist. Deshalb gilt die Empfangspflicht seit 2025 auch für jeden privaten Vermieter: Rechnungen von Handwerkern oder Dienstleistern dürfen als E-Rechnung kommen, und der Vermieter kann sie nicht mit dem Hinweis auf fehlende Technik zurückweisen. Eine Ausstellungspflicht trifft private Wohnungsvermieter dagegen normalerweise nicht, denn die Wohnraumvermietung ist nach Paragraf 4 Nummer 12 UStG steuerfrei und Mieter sind in der Regel Privatpersonen. Betriebskostenabrechnungen an Wohnungsmieter sind ebenfalls keine Rechnungen im Sinne der Vorschrift.

Anders liegt der Fall bei gewerblicher Vermietung mit Option zur Umsatzsteuer, etwa bei Ladenlokalen, Praxen oder Büros. Hier ist der Mietvertrag häufig zugleich die Dauerrechnung. Wird das Mietverhältnis nach Beginn der Ausstellungspflicht neu begründet oder ändern sich Miete oder Nebenkostenvorauszahlung, muss der Vermieter eine E-Rechnung ausstellen. Vermieter mit gewerblichen Mietern sollten ihre Verträge und Abrechnungsprozesse deshalb noch 2026 überprüfen.

Archivierung und Belegprüfung: Das XML ist das Original

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung muss der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden; ein Ausdruck oder ein reines PDF genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Für die Hausverwaltung heißt das: Die Verwaltungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem muss XRechnung und ZUGFeRD einlesen, visualisieren und archivieren können. Auch die Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat verändert sich: Statt Aktenordnern werden künftig visualisierte E-Rechnungen im Eigentümerportal oder Datenraum bereitgestellt, wobei der Beirat auf Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Daten vertrauen können muss. Beim Verwalterwechsel sind die elektronischen Belege vollständig und lesbar an die neue Verwaltung zu übergeben.

Praxis-Checkliste für Hausverwaltungen und Eigentümer 2026

Erstens sollte für jede verwaltete Gemeinschaft und für die Verwaltung selbst ein zentrales Rechnungspostfach eingerichtet und den Lieferanten mitgeteilt werden. Zweitens gilt es zu prüfen, ob die eingesetzte Software E-Rechnungen erzeugen, empfangen, validieren und archivieren kann, und gegebenenfalls ein Update oder einen Wechsel einzuplanen. Drittens sollten Verwaltungen ermitteln, ob sie 2026 die Umsatzgrenze von 800.000 Euro überschreiten und damit bereits ab 2027 ausstellungspflichtig sind. Viertens empfiehlt es sich, Handwerker und Dienstleister frühzeitig auf das gewünschte Format hinzuweisen und interne Freigabeprozesse anzupassen. Fünftens sollten Eigentümer mit gewerblichen Mietern ihre Mietverträge und Dauerrechnungen sichten. Und schließlich gehört das Thema auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung, damit Beirat und Eigentümer wissen, wie die Belegprüfung künftig abläuft.

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt, sondern berührt Verwaltervertrag, Buchhaltung, Belegprüfung und die Zusammenarbeit mit Handwerkern. Eine professionelle Hausverwaltung hat diese Prozesse bereits im Griff, arbeitet mit einer zukunftsfähigen Software und nimmt Eigentümern und Vermietern die Sorge um Fristen, Formate und Archivierung ab. Wer für seine WEG oder sein Mietobjekt eine digital aufgestellte Verwaltung sucht, findet über suchen-hausverwaltung.de den passenden Partner in seiner Region.

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