Fristen und Pflichttermine für Vermieter und WEG-Verwalter 2026: Der Jahreskalender der Hausverwaltung - Abrechnungen, Prüfungen, Wartungen und Versammlungen im Überblick

Ein Jahr Hausverwaltung im Überblick: Welche Termine Vermieter und Verwalter 2026 nicht verpassen dürfen

Wer ein Mehrfamilienhaus verwaltet, jongliert mit einer Vielzahl gesetzlicher Fristen, technischer Prüfintervalle und wiederkehrender Pflichttermine. Einige davon sind auf den Tag genau gesetzlich festgelegt, andere ergeben sich aus Verordnungen, technischen Normen oder der Rechtsprechung. Wird eine Frist versäumt, drohen der Verlust von Nachforderungen, Haftungsrisiken bei der Verkehrssicherung oder anfechtbare Beschlüsse in der Eigentümerversammlung.

Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Termine des Jahres 2026 für private Vermieter, Wohnungseigentümergemeinschaften und Hausverwaltungen chronologisch, nennt die jeweilige Rechtsgrundlage und zeigt, was in der Praxis zu tun ist.

Januar und Februar: Jahreswechsel, Ablesung und erste Zahlungstermine

Mit dem Jahreswechsel beginnt die Abrechnungssaison. Zählerstände für Kaltwasser und Allgemeinstrom sollten zum Stichtag dokumentiert sein; Messdienstleister lesen Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler ab oder erfassen sie per Funk. Hausverwaltungen sammeln die Belege des Vorjahres, fordern fehlende Rechnungen bei Versorgern an und stimmen die Bankkonten ab. Für Wohnungseigentümergemeinschaften ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG und den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG vorzubereiten.

Am 15. Februar ist die erste Vierteljahresrate der Grundsteuer fällig (§ 28 GrStG); die weiteren Raten folgen am 15. Mai, 15. August und 15. November. Vermieter sollten die Grundsteuerbescheide prüfen, da die Grundsteuer als Betriebskostenposition auf die Mieter umgelegt werden kann. Wer fernablesbare Heizkostenverteiler einsetzt, muss seinen Mietern zudem ganzjährig monatliche Verbrauchsinformationen nach § 6a Heizkostenverordnung zur Verfügung stellen.

März bis Mai: Jahresabrechnung, Beiratsprüfung und Eigentümerversammlung

Das Wohnungseigentumsgesetz nennt keine starre Frist für die Jahresabrechnung, die Rechtsprechung erwartet sie jedoch innerhalb von etwa drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres. Üblich ist, dass der Verwaltungsbeirat die Abrechnung und die Belege im Frühjahr prüft, bevor die Eigentümer über Nachschüsse und Anpassungsbeträge beschließen. Die Eigentümerversammlung muss mindestens einmal im Jahr stattfinden (§ 24 Abs. 1 WEG); die Einladung ist mit einer Frist von mindestens drei Wochen in Textform zu versenden (§ 24 Abs. 4 WEG).

Nach der Versammlung läuft die Uhr: Beschlüsse können innerhalb eines Monats angefochten werden, die Klagebegründung muss innerhalb von zwei Monaten vorliegen (§ 45 WEG). Der Verwalter hat die Beschlüsse unverzüglich in die Beschluss-Sammlung einzutragen und die Niederschrift zu erstellen. Für Vermieter gilt parallel: Wer eine Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete plant, muss die Wartefrist seit der letzten Erhöhung und die Kappungsgrenze von 20 beziehungsweise 15 Prozent innerhalb von drei Jahren beachten (§ 558 BGB).

Technische Prüfintervalle: Legionellen, Aufzug, Rauchwarnmelder und Gas

Viele Pflichttermine ergeben sich aus technischen Vorschriften und laufen in festen Intervallen. Großanlagen zur Trinkwassererwärmung in vermieteten Mehrfamilienhäusern sind nach der Trinkwasserverordnung alle drei Jahre auf Legionellen zu untersuchen. Aufzüge benötigen alle zwei Jahre eine Hauptprüfung durch eine zugelassene Überwachungsstelle und dazwischen eine Zwischenprüfung (Betriebssicherheitsverordnung). Rauchwarnmelder sind nach DIN 14676 jährlich auf ihre Funktion zu prüfen, wobei die Zuständigkeit je nach Landesbauordnung beim Eigentümer oder beim Mieter liegt.

Gasinstallationen sollten nach den Regeln des DVGW (Arbeitsblatt G 600, TRGI) alle zwölf Jahre einer Gebrauchsfähigkeitsprüfung unterzogen werden; eine jährliche Sichtkontrolle ist empfehlenswert. Elektroanlagen in Gemeinschaftsbereichen werden üblicherweise alle vier Jahre geprüft. Der Schornsteinfeger führt die Feuerstättenschau zweimal innerhalb von sieben Jahren durch, die Kehr- und Messtermine ergeben sich aus dem Feuerstättenbescheid. Alle Prüfungen sollten mit Datum, Prüfer und Ergebnis in der Objektakte dokumentiert werden, weil der Nachweis im Schadensfall über die Haftung entscheidet.

Juni bis August: Steuerfristen, Außenanlagen und Heizungswartung

Vermieter, die ihre Einkommensteuererklärung selbst erstellen, müssen die Erklärung für 2025 mit der Anlage V bis zum 31. Juli 2026 beim Finanzamt einreichen; mit steuerlicher Beratung verlängert sich die Frist bis zum 30. April 2027. Der Sommer eignet sich zudem für die jährliche Hauptinspektion von Spielplätzen nach DIN EN 1176 durch eine sachkundige Person sowie für die Baumkontrolle im belaubten Zustand im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht.

Vor Beginn der Heizperiode am 1. Oktober steht die jährliche Wartung der Heizungsanlage an. Für Gasheizungen in Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen sieht § 60b GEG eine Heizungsprüfung und Optimierung vor, der hydraulische Abgleich ist für solche Anlagen nach § 60c GEG Pflicht. Wer die Wartung in den Sommermonaten beauftragt, vermeidet Engpässe bei den Fachbetrieben und Ausfälle in der kalten Jahreszeit.

September bis November: Winterdienst, Wirtschaftsplan und Versicherungen

Im Herbst sollten Winterdienstverträge geschlossen oder verlängert werden, damit die Räum- und Streupflicht nach den kommunalen Satzungen ab dem ersten Frost erfüllt ist. Auch die Baumkontrolle im unbelaubten Zustand und die Reinigung von Dachrinnen und Entwässerungen gehören in diese Monate. Für Wohnungseigentümergemeinschaften steht der Wirtschaftsplan für das Folgejahr an (§ 28 Abs. 1 WEG), damit die Vorschüsse ab Januar beschlossen und eingezogen werden können.

Versicherungsverträge laufen häufig zum Jahresende aus und verlängern sich automatisch, wenn sie nicht mit einer Frist von meist drei Monaten gekündigt werden. Der Herbst ist daher der richtige Zeitpunkt, Gebäude-, Haftpflicht- und Elementarschutz zu überprüfen und Vergleichsangebote einzuholen. Das Wirtschaftlichkeitsgebot verpflichtet Vermieter und Verwalter, überhöhte Kosten zu vermeiden.

Dezember: Die wichtigste Frist des Jahres

Der 31. Dezember ist für Vermieter der entscheidende Stichtag: Die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2025 muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Geht sie später zu, sind Nachforderungen ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat; Guthaben des Mieters sind dennoch auszuzahlen. Der Zugang muss im Streitfall bewiesen werden, weshalb ein nachweisbarer Versandweg zu empfehlen ist. Die Mieter haben anschließend ihrerseits zwölf Monate Zeit für Einwendungen.

Zum Jahresende endet außerdem die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren für Forderungen, die im Jahr 2023 entstanden sind, etwa offene Mieten oder Hausgeldrückstände. Vermieter und Verwalter sollten offene Posten prüfen und bei Bedarf durch Mahnbescheid oder Klage die Verjährung hemmen. Schließlich ist der Dezember der Zeitpunkt, Vorauszahlungen anzupassen (§ 560 Abs. 4 BGB) und Wartungs- und Dienstleistungsverträge für das kommende Jahr zu überprüfen.

Fazit: Ein Fristenkalender schützt vor teuren Versäumnissen

Die Vielzahl der Termine lässt sich nur mit einem systematischen Fristenmanagement beherrschen: ein digitaler Objektkalender mit Wiedervorlagen, eine vollständige Objektakte mit allen Prüfprotokollen und klare Zuständigkeiten zwischen Eigentümer, Verwalter und Dienstleistern. Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt diese Aufgabe als Kernleistung: Sie überwacht Abrechnungs- und Prüffristen, beauftragt Wartungen rechtzeitig, bereitet Versammlungen fristgerecht vor und sorgt dafür, dass Eigentümer keine Nachforderungen verlieren und keine Haftungsrisiken eingehen.

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